Faciliter les demandes de congés avec les logiciels de gestion RH

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Faciliter les demandes de congés avec les logiciels de gestion RH

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De nos jours, la gestion des demandes de congé peut s’avérer un réel casse-tête pour les gestionnaires et le personnel aux ressources humaines. Cela dit, il s’agit d’une pratique d’autant plus laborieuse lorsque les outils utilisés ne sont plus adaptés aux besoins de l’entreprise. Les méthodes manuelles ou plus traditionnelles pour effectuer la gestion de congés sont désuètes, peuvent entrainer plusieurs erreurs à long terme et ont tendance à compliquer le processus.

Dans le but d’être efficace et d’assurer un bon suivi, il peut être intéressant pour les entreprises de se tourner vers des logiciels de ressources humaines pour effectuer ce type de gestion. De cette manière, plusieurs erreurs peuvent être évitées, tout en simplifiant énormément le fonctionnement.  

 

Les défis de la gestion des congés 

De l’extérieur, la gestion des congés peut sembler plutôt simple. Cependant, lorsqu’elle n’est pas effectuée de la bonne manière ou avec les bons outils, plusieurs petites erreurs peuvent se glisser, ce qui peut, à la longue, causer des problèmes plus imposants au sein de l’entreprise.  

Qu’est-ce que la gestion de congé? 

Avant toute chose, il est important de s’assurer de comprendre ce qu’est réellement la gestion de congé. En fait, il s’agit d’organiser, faire le suivi et approuver les congés des employés, en s’assurant de bien respecter les politiques internes et les lois locales ou nationales. Maintenant que cela est bien établi, examinons les défis de la gestion de congé.  

Lourde charge administrative 

Bien que la gestion des congés puisse sembler assez simple, il s’agit tout de même d’une tâche plutôt gourmande en termes de temps. Entre les approbations, s’assurer d’un bon suivi et faire en sorte que le tout soit bien balancé au sein de l’entreprise, la gestion de congé peut rapidement devenir embêtante. Cet amalgame de tâches peut ainsi entrainer des erreurs et rend plus difficile l’accès rapide à l’information.  

Impact sur la productivité 

Une mauvaise gestion des congés a aussi un impact direct sur la productivité de l’entreprise. Si plusieurs personnes d’une même équipe prennent un congé en même temps, cela peut entrainer une surcharge de travail pour les autres employés. Il va de même lorsqu’un membre clé doit s’absenter et qu’aucun remplaçant ou qu’aucun plan n’ait été prévu pour couvrir son absence. Ces problèmes peuvent donc réellement affecter le rendement d’une organisation.  

Mauvaise visibilité 

Sans un système de gestion des congés centralisé, il devient difficile de garder une vue d’ensemble sur les absences au sein de l’entreprise. Ainsi, des oublis, des chevauchements ou une mauvaise répartition peuvent survenir, ce qui affecte assurément le bon fonctionnement des opérations.  

Manque d’équité 

S’il n’existe pas de règles bien établies au sein de l’entreprise en ce qui concerne les congés, il peut être difficile d’assurer une certaine conformité tout au long du processus et d’un employé à un autre. De plus, en n’utilisant pas des outils efficaces, s’assurer de faire les approbations dans l’ordre et s’assurer de donner le même traitement à tous devient alors presqu’impossible. Cela peut engendrer des frustrations au sein de l’entreprise et encourager un climat tendu entre les employés.  

 

Les avantages d’utiliser un logiciel de gestion des ressources humaines pour les demandes de congé 

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion des ressources humaines? 

Un logiciel de gestion des ressources humaines et un outil numérique qui sert principalement à automatiser les tâches administratives liées aux RH. Cela peut donc comprendre les feuilles de temps, le suivi des performances, l’accueil de nouveaux employés et, bien évidemment, la gestion des congés. Ces outils permettent entre autres, de regrouper à un même endroit toutes les tâches liées à la gestion des employés et de faciliter le travail de ceux qui s’en occupent. Ils regroupent d’ailleurs plusieurs autres avantages qui méritent d’être mis en lumière.  

Automatisation des processus 

Grâce à l’automatisation, le processus de demande de congé n’aura jamais été aussi simple. En quelques clics, il est possible pour les employés de faire des demandes de congés, et pour les gestionnaires, de les approuver et d’en faire un suivi efficace.  

Meilleure visibilité de l’ensemble des demandes 

En ayant un calendrier accessible à tous, il est possible d’avoir une meilleure vue d’ensemble des congés et de pouvoir prendre des décisions éclairées quant à l’approbation de celles-ci. Il est d’ailleurs aussi plus facile d’avoir accès à ces informations rapidement.  

Plus facile de pouvoir s’assurer de respecter les politiques de congé et les lois 

De plus, les logiciels de ressources humaines deviennent un réel atout lorsqu’il est question de respecter les politiques internes et externes en ce qui a trait à la gestion des congés. Les logiciels permettent d’établir des politiques et des quotas pour ainsi s’assurer de toujours les respecter. Pour les entreprises, il est aussi très important de se conformer aux lois locales ou nationales des congés. Avec les logiciels, il est beaucoup plus évident de pouvoir le faire et de pallier les changements de lois qui peuvent survenir.  

Réduction des erreurs 

Lorsque la gestion des congés est effectuée manuellement, il est beaucoup plus facile de commettre des erreurs, comme donner congé en même temps à deux personnes dans la même équipe sans s’en rendre compte ou ne pas respecter les quotas par employés par mégarde. Avec les logiciels, le processus est optimisé et permet d’éviter ces erreurs, tout en s’assurant de respecter les différentes règles établies.  

Plus facile pour les employés et les managers 

Les logiciels permettant la gestion de congé rendent la tâche non seulement plus facile pour les gestionnaires et les ressources humaines, mais aussi pour les employés. Cela tend donc à améliorer l’expérience de tous en créant un milieu de travail où simplicité, transparence et autonomie sont encouragés.  

L’importance de choisir le bon logiciel pour vos besoins 

Choisir d’opter pour un logiciel de ressources humaines pour la gestion des congés est une excellente solution pour simplifier le processus. Cependant, faut-il encore s’assurer de choisir le bon. Le cas contraire pourrait entrainer d’autres problèmes plutôt que de les régler.  

Pourquoi est-ce important? 

D’une grande entreprise à une PME, les besoins en matière de gestion de congés diffèrent nécessairement. Un logiciel qui n’est pas adapté pourrait être trop complexe ou s’intégrer difficilement à d’autres outils déjà établis dans l’entreprise. À l’inverse, lorsqu’une solution est choisie adéquatement, elle saura certainement combler un besoin et répondre aux exigences des entreprises.  

Comment choisir le bon logiciel? 

• Identifier les besoins: Toutes les entreprises ont des critères et des besoins différents en ce qui concerne la gestion des congés: la durée, les types de congés, l’accumulation, les reports, les règles internes, etc. Il est alors important de les définir afin de choisir un logiciel qui puissent les prendre en charge.  

• Facilité d’intégration au sein de l’entreprise: D’un côté, un bon logiciel se doit de pouvoir s’intégrer facilement avec d’autres outils utilisés dans l’entreprise. D’un autre côté, il doit aussi être simple à utiliser pour favoriser une intégration sans irritants auprès des employés.  

• Analyse des coûts: En évaluant les différentes solutions, il est important de s’attarder aux prix et de les comparer. Les méthodes de tarifications peuvent aussi varier: abonnement annuel ou mensuel, types de licences, etc. Examiner cet aspect est primordial afin de faire un choix éclairé.  

• Support et service à la clientèle: Surtout lors de l’implantation au sein de l’entreprise, il est toujours plus rassurant de pouvoir compter sur le service à la clientèle. Vérifier si un support technique accessible est offert est toujours une bonne pratique à effectuer avant de faire l’achat d’un nouveau logiciel.  

Fonctionnalités de PurelyHR qui permettent une bonne gestion des demandes de congé 

Avec PurelyHR, la gestion des congés est beaucoup plus simple et efficace. Le module Time-Off contient plusieurs fonctionnalités intéressantes pour les entreprises qui souhaitent faciliter les demandes de congé et rendre le processus plus agréable, tant pour les gestionnaires que pour les employés.  

Soumettre et approuver les demandes en quelques clics 

PurelyHR permet aux employés de procéder aux demandes de congé en un temps record et aux gestionnaires de les accepter dans les mêmes délais, et ce, à même la plateforme.  

Personnalisation des politiques  

Chaque entreprise ayant des politiques de congé différentes, il est intéressant de pouvoir les personnaliser à des besoins précis. PurelyHR est conçu pour que chaque organisation puisse configurer ses propres politiques afin de pouvoir s’assurer de les respecter tout au long du processus.  

Synchronisation avec les calendriers internes 

Le calendrier de gestion des congés du module Time-Off est facilement intégrable à différents calendriers comme celui d’Outlook, de Google ou d’Apple. Cela offre une meilleure visibilité des congés de tous et facilite l’intégration au sein de l’entreprise.  

Automatisation des ajustements 

Au sein d’une entreprise, il peut y avoir plusieurs subtilités quant aux politiques de demandes de congé, que ce soit par rapport aux renouvellements de solde, aux régularisations, aux approbations ou aux lois. PurelyHR automatise tous ces aspects dans le but d’éviter les erreurs et garantir des mises à jour en temps réel.   

Rappels pour ne rien oublier 

Il n’est plus possible avec PurelyHR de passer à côté d’un congé ou d’oublier d’approuver une demande. Les rappels automatiques et les notifications sont efficaces et permettent de se souvenir de tout : les congés payés, les demandes en attentes, les anniversaires, etc. 

Capacité à générer des rapports 

PurelyHR a aussi la capacité de générer des rapport préétablis, ce qui facilite grandement le partage des données relatives notamment à la paye, aux effectifs et aux congés.  

Somme toute, les logiciels de ressources humaines sont des outils très intéressants lorsque vient le temps d’effectuer la gestion des demandes de congés. Ils permettent d’éviter des erreurs importantes et facilitent le processus. Il faut toutefois s’assurer de faire un choix de logiciel judicieux afin de réellement répondre aux besoins de l’entreprise.  

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